采购管理标准作业程序

一、目的

规范公司采购管理工作，确保公司采购物品符合规定要求。

二、适用范围

适用与物业部及下属管理处的采购管理工作。

三、职责

1、经营部采购员负责物品的采购工作。
2、公司/管理处仓库管理员负责物品审购计划的制订，物品的验收、出、入仓手续的办理以及库存物品的保管工作。
3、公司财务部经理负责物品审购计划的审核。
4、各处主管负责零星物品、应急物品采购的审批。
5、公司总经理负责审购计划的审批。

四、程序要点

1、物品采购的申请范围
(1)凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等，均属采购申请范围。
(2)下列有形产品如公司仓库无储存时，应提出采购计划：
①公用设施设备、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件、单机和整机；
②为便于服务和管理所添置的设备、设施、装置；
③房屋本题及其他公共配套设施修缮所需要的材料。
2、物品采购的申报程序
(1)计划采购物品的申报程序：
①仓库管理员应于每月25日前根据《仓库管理标准作业程序》中的相关限额规定编制下月物品审购计划表；
②物品审购计划表，应于每月26日交公司财务部经理根据《仓库管理标准作业程序》中的相关规定进行审核；
③审核无误的物品审购计划表报公司总经理审批；
④公司总经理审批同意的物品审购表交经营部采购员按计划购买。
(2)零星物品的审购：
①零星物品的标准：
——常用品以外的；
——数量较少的；
——仓库中没有储存的。
②零星物品的申报程序：
——由使用部门填写零星物品申购单：
——管理处会计审核；
——零星物品单位价值在500元以内的，由各处主管审批；
——审核手续完整的审购单交回公司采购员购买。
(3)应急物品的申报程序：
①应急物品的标准：
——突发性急用物品；
——仓库中没有储存的。
②应急物品的申报程序：
——使用部门填写应急物品申购单；
——物品单位价值在1000元以下的，申购单交各处主管审批；
——物品单位价值在1000元以上的，申购单交公司总经理审批；
——审批同意后交公司采购员购买。
3、物品采购的时效
(1)通用物品的采购。原则上应在3个工作日内完成，特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。
(2)特殊物品的采购。原则上应在5个工作日内完成，特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。
(3)零星物品的采购。原则上应在1个工作日内完成，特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。
(4)应急物品的采购。原则上应在3个小时内完成，特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。
4、物品采购程序
(1)公司采购员在采购物品时，应按《物品验证标准作业程序》中的相关要求选择所需物品。
(2)公司采购员在采购物品时，应按照《分供方评审与管理标准作业程序》中的相关规定选择评审合格的分供商。
(3)批量物品的采购：
①采购员凭审批手续完整的采购计划单到公司财务部按照《备用金管理标准作业程序》中的相关规定借支物品采购资金或支票；
②采购单位数量在10个以上的物品时，原则上应通知评审合格的供应商送货上门；
③采购量不大或其他原因使供货商不能送货上门的，由采购员到评审合格的分供商处购买；
④采购价值在50元以上的物品时，采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票；
⑤采购员在合格供应商处购买不到的物品，应做到货比三家，争取采购物料质优价廉。
(4)零星物品的采购：
①采购员凭审批手续完整的零星物资申购单，到管理处财务部办理采购借支手续；
②管理处财务部相关人员按照《备用金管理标准作业程序》中的相关规定借支现金或支票；
③采购员原则上应到评审合格的供应商处购买，如合格供应商处没有所需物品，应到物优价廉的正规商店购买；
④购买价值在50元以上的物品，应要求供货方提供正式商品销售发票。
(5)应急物品的采购：
①采购员凭审批完整的应急物品申购单到管理处财务处办理借支手续；
②管理处财务部相关人员按照《备用金管理标准作业程序》中的相关规定借支现金或支票；
③采购员应到距离公司较近的正规商店购买。
(6)采购员应将采购回来的物品按照《仓库管理标准作业程序》中的相关规定及时送交仓库办理验收入库手续。
(7)物品采购发生的费用，由采购员按照《费用报销审核标准作业程序》中的相关规定到财务部办理费用报销手续。
5、物品采购资料的保管
(1)物品采购的申报资料由经营部采购员长期保存。
(2)物品采购的发票及验收资料等，由公司财务部或仓库相关人员于月末汇总后，在公司财务部或仓库加密长期保存。

五、记录

《物品采购计划表》

六、相关支持性文件

1、《仓库管理标准作业程序》
2、《备用金管理标准作业程序》
3、《物品验证标准作业程序》
4、《分供方评审与管理标准作业程序》
5、《费用报销审核标准作业程序》